A gestão do recebimento de encomendas nos condomínios é um tópico que merece toda a atenção de síndicos e administradoras. Com a comodidade e a segurança de comprar pela internet, o assunto tem se tornado cada vez mais urgente.
As confusões e problemas nesse sentido também preocupam a administração: é comum, por exemplo, ter que lidar com situações como encomendas trocadas, extravio de mercadorias e até mesmo recusa de recebimento de algum item.
Vale lembrar, ainda, que esse tipo de conflito costuma envolver figuras como porteiros, zeladores e até os próprios moradores, instaurando um clima de desentendimento e desorganização na gestão condominial.
Existe legislação sobre o recebimento de encomendas?
Existe, mas as regras são bastante escassas e nada detalhadas.
A norma mais relevante é a Lei Federal nº 6538/78, que afirma que todos os responsáveis do condomínio (sejam gerentes, zeladores, porteiros, funcionários ou gestores) “são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação”.
Para te ajudar a tirar de letra a chegada de pedidos no condomínio, compilamos 7 dicas para evitar dor de cabeça e assegurar eficiência na tarefa. Confira!
1- Convoque uma assembleia extraordinária para debater o assunto
Uma das ações mais importantes e recomendadas é convocar os condôminos para uma assembleia, buscando definir regras e oficializá-las na convenção ou no regimento interno.
Ao reunir um bom número de condôminos, a gestão consegue colocar o assunto em pauta e organizar a determinação de regras que vão facilitar o recebimento de encomendas nas edificações, tais como:
- Definir quais tipos de mercadoria podem ser recebidos no condomínio;
- Estipular um tamanho e/ou um valor máximo para recebimento;
- Gerar um protocolo para cada encomenda recebida juntamente com um comprovante de entrega ao destinatário.
Importante: após a assembleia, não se esqueça de enviar a ata da reunião (com tudo o que foi decidido e acordado) para todos os condôminos.
2- Crie um livro de Registro e Controle
Outra medida interessante para evitar problemas com encomendas é instituir um livro-protocolo para que os condôminos assinem perante o recebimento de mercadorias, correspondências e outros.
O livro, que deve ser disponibilizado na portaria, comprova a entrega de produtos e minimiza as chances de desentendimentos nessa área.
3- Oriente e treine os funcionários adequadamente
Depois de estabelecer as normas para o regimento ou convenção (tamanho do objeto, valor, tipo da encomenda, prazos), é fundamental orientar porteiros, zeladores, faxineiros e outros possíveis funcionários sobre o funcionamento das entregas de encomendas no condomínio.
Além do treinamento das regras estabelecidas pelo condomínio, afixar as normas em mural ou local visível na portaria é aconselhado.
4- Determine prazo de retirada e local para armazenamento
Para manter a organização do fluxo de recebimento de mercadorias e correspondências, o ideal é que o condomínio conte com um local específico e apropriado para armazenar as diversas encomendas.
Além desse espaço (que deve ter fácil acesso à portaria), é essencial determinar um prazo máximo para que os condôminos busquem seus objetos, evitando a falta de controle no armazenamento e garantindo eficiência nas entregas de todos.
5- Solicite que os moradores comuniquem à portaria sobre recebimento de determinadas mercadorias
No caso de recebimento de mercadorias especiais (pesadas, de grande dimensão etc), é importante orientar os moradores a comunicarem o fato ao porteiro com antecedência. Dessa forma, a portaria estará devidamente preparada para receber, registrar e armazenar a encomenda.
6- O condomínio não tem porteiro? Defina um responsável pela entrega e controle
Caso o condomínio não conte com porteiro, a gestão deve indicar o próprio síndico ou qualquer morador como responsável por recolher as encomendas/correspondências dos condôminos.
A partir daí, o responsável deve entregar a mercadoria/correspondência diretamente para o morador, através de protocolo. Vale lembrar que essa formalidade evita erros e extravios dos itens.
7- Garanta a segurança nas entregas delivery
Se o entregador do serviço de delivery pode ou não se dirigir à unidade para fazer sua entrega, fica a cargo do regulamento interno de cada condomínio.
Em geral, a possibilidade fica vetada devido a questões de segurança. Boas soluções, nesse sentido, incluem fazer o cadastro de entregadores e incumbir os funcionários a cronometrarem o tempo de permanência desses profissionais no condomínio, assegurando que fiquem apenas durante o período necessário.
Esse cadastro de entregadores (que deve abranger os profissionais de quitandas, mercados, lavanderias e etc do entorno do condomínio) deve ser realizado previamente e com antecedência, informando os dados dos profissionais que farão as entregas.
Ainda assim, os entregadores devem ser sempre anunciados pela portaria para os moradores. É importante não permitir também que o entregador circule sozinho pelo condomínio.
Como vimos, a questão do recebimento de encomendas consiste, principalmente, na busca do equilíbrio entre preservar a comodidade dos moradores e garantir que não haja brechas de segurança.
A proteção aos condôminos, afinal de contas, é um valor inegociável da qualidade de vida na comunidade condominial.
Fonte Group Software
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